XML-Import mit InDesign und YAK

Das Zusammenspiel von Adobe InDesign und der Exportfunktion von YAK

Zuerst die Vorbereitungen. Du hast folgendes schon gemacht:

• Einen XML-Export für InDesign auf YAK durchgeführt und die .zip- oder .tar.gz-Datei gespeichert.
• Du hast die Datei in einen Ordner entpackt.
• Du hast die Steckbriefbilder heruntergeladen und in den gleichen Ordner wie die Steckbriefdateien entpackt.

Dann kann es ja losgehen. Öffne InDesign und erstelle ein neues Dokument, das deinen Anforderungen genügt (z.B. DIN A4, Ränder, doppelseitig. Erstelle in diesem Dokument so viele Seiten wie für den Steckbrief inklusive Grüße (Kommentare) für jeden Schüler vorgesehen sind. Also wenn jeder Schüler zwei Seiten bekommen soll, dann könnte das zum Beispiel so aussehen:

Klappe jetzt das Struktur-Panel an der linken Seite raus, dazu klickst du einfach links auf den Rand.

Ein Rechtsklick auf "Root" und dann "XML importieren..." wählen.

Wechsel in den Ordner, in den du die Zip-Datei entpackt hast. Es kann nun ein beliebiger Schüler gewählt werden, aber (wichtig!) der muss alles ausgefüllt haben! Den kompletten Steckbrief, er hat Grüße (Kommentare) erhalten und hat auch alle Allgemeinen Daten angegeben. Alle Fotos müssen auch da sein.

Der Import-Dialog sollte die folgenden Häkchen haben (oder auch nicht haben).

Die Struktur-Anzeige sollte jetzt ungefähr so aussehen:

Das sind die verfügbaren XML-Elemente. "foto1" usw sind die Bilder, "stbr1" usw sind die Inhalte der jeweiligen Steckbrieffelder in der Reihenfolge, wie sie auch online erschienen sind.
Jetzt kannst du anfangen, den Steckbrief zu designen. Dabei musst du mit Absatzstyles arbeiten, anstatt jedes Text-Feld einzeln zu formatieren! Unter Absatzformate klickst du unten auf das "neuer Absatz"-Symbol.

Im folgenden Dialog kannst du die Eigenschaften des neuen Styles bestimmen. Vor allem solltest du ihm einen passenden Namen geben. Du brauchst nicht für jedes neue Textfeld einen neuen Style. Der Sinn von Styles ist es, dass du sie einmal anlegst und dann für mehrere Felder verwenden kannst. Im folgenden wird der Style "Titel" angelegt, der auf das Textfeld ganz oben auf der Seite angewendet werden soll.

Wenn du jetzt ein Textfeld anklickst und dann auf einen Style klickst, dann erhält der Text darin den definierten Style. Wenn du den Stil eines Textes, der schon einen Style hat, noch weiter manuell anpasst, erscheint ein kleines "+" neben dem Style-Namen im Feld Absatzformate. In solchen Fällen solltest du dir aber immer überlegen nicht vielleicht doch einen neuen Style basierend auf dem alten anzulegen, um diese besondere Formatierung abzudecken.

Um die XML-Daten in Felder des Dokuments zu bekommen, erstellst du ein neues Textfeld:

In dem du jetzt ein Element aus der Struktur-Liste auf das Textfeld ziehst (im Beispiel ist es "fullname") erscheint der Name im Textfeld. Außerdem verändert sich das Symbol in der Struktur. Es zeigt an, dass das Feld im Dokument benutzt wird.

Um Bilder an Stellen zu platzieren, erstellt du einen Frame und ziehst ihn auf die richtige Größe.

Nun zieh ein Foto-Element aus der Struktur auf den Rahmen. Das Bild wird nun in den Rahmen geladen. Es ist vermutlich nicht in der richtigen Größe, aber dazu später mehr.
Wenn der Schüler kein Bild abgegeben hat wird das Bild zero.jpg geladen. Du kannst zero.jpg im Verzeichnis durch ein eigenes Bild ersetzen.

Du kannst auf diese Art und Weise den kompletten Steckbrief auf mehreren Seiten entwerfen.
Die farbigen Rahmen stellen übrigens "Tags" (keine YAK-Tags, sondern InDesign-Tags). Ein praktisches Feature ist das Tag-Style-Mapping. Öffen dazu über Fenster die Registerkarte Tags:

Dort klickst du dann auf das "Play"-Symbol und wählst "Tags zu Formaten zuordnen".

Hier kannst du den Tags dann Styles zuordnen. Zum Beispiel ist es sinnvoll einen Steckbrief-Style anzulegen und alle "stbr"-Tags auf diesen Style zu mappen.

Wenn du dann auf "OK" klickst, werden alle deine verteilten Tags automatisch gestylet. Lege jetzt alle Felder an (statisch, sowie XML-getaggete) und gestalte alle die Steckbrief-Vorlage fertig. Seitenzahlen brauchst du nicht reintun: die werden erst in der eigentlichen Abizeitung über eine Master-Page angelegt. Und speicher das Steckbrief-Template Dokument ganz normal als InDesign-Dokument ab.
Sicher dass, du fertig bist und alle Felder da hast, wo sie sein sollen. Haben auch alle Felder Inhalte? Sind alle Styles du im Steckbrief brauchst in diesem Template-Dokument drin (wichtig!)? Dann kommt jetzt das YAK-Zauber-Script dran!

Öffne den Ordner mit den XML-Dateien und den Bildern. Darin sollte sich auch eine Datei namens yakscript.jsx befinden.

Dies Datei musst du jetzt in den InDesign Ordner\Presets\Scripts kopieren. In den meisten Fällen ist das "C:\Programme\Adobe\Adobe InDesign CS2\Presets\Scripts". Unter Mac OS findet sich der Ordner unter "/Applications/Adobe InDesign CSX/Scripts/Scripts Panel".
Im Bild ist der englische Pfad angegeben.

Jetzt kannst du in InDesign das Scripte Fenster öffnen. Du findest es unter "Automatisierung - Skripten", wie im Bild gezeigt.

Dort kannst du jetzt das YAK-Script mit einem Doppel-Klick starten.

Der Dialog fragt dich, ob du wirklich starten willst. Beachte: Bevor du das YAK-Script startest, solltest du alle anderen großen Programme (außer InDesign) möglichst schließen, da das YAK-Script einiges an Rechenpower benötigt.

Das YAK-Script heißt dich herzlich willkommen:

Hier musst den Ordner mit den XML-Dateien auswählen. Bitte wähle den Ordner aus, aus dem du auch die Script-Datei kopiert hast. Die XML-Dateien und das Script müssen aus dem gleichen Export stammen (möglichst der aktuellste).

Ab hier gibts kein zurück mehr. Das YAK-Script wird jetzt je nach dem wieviele Seiten und Schüler du hast eine Weile brauchen. Es könnte sein, dass der Bildschirm einfriert und der Lüfter des PCs losheult - keine Angst, vollkommen normal. Denn nach dem Import-Vorgang hast du ein ungleich größeres Dokument im Arbeitsspeicher.

Du kannst den Fortschritt ungefähr verfolgen, in dem du auf die Titelzeile von InDesign achtest. Dort werden laufend neue Dokumente erstellt und die Anzahl scheint zu wachsen. Keine Sorge, alle Dokumente werden sofort wieder geschlossen. Wenn die Zahl ungefähr die Anzahl der Schüler erreicht, ist YAK demnächst fertig. Aber das erkennst du dann auch hier dran:

InDesign sollte jetzt zwei Dokumente offen haben (Fenster - unten ist eine Auswahl der Dokumente). Eines davon ist die Steckbriefvorlage. Das andere sind alle Steckbriefe fertig gestyled und mit Inhalt:

Diese Datei kannst du jetzt speichern. Du musst alle Steckbriefe allerdings nochmal durchgehen und auf Fehler überprüfen! Vor allem musst du darauf achten, dass der gesamte Inhalt der Textfelder zu sehen ist. Du erkennst abgeschnittenen Inhalt an einem kleinen roten "+" am rechten Rand unten. Abhilfe schafft das Textfeld zu vergrößern oder die Schriftart zu verkleinern. Außerdem musst du die Bilder an die Rahmen anzupassen: Rechtsklick auf ein Bild und "Anpassen -> Fit Content to Frame" o.s.ä. (bzw. den wohl schnelleren Shortcut).

Du kannst das Dokument in die eigentliche Abizeitung einfügen oder um diese Datei herum den Rest der Abizeitung anlegen.

Mit den Steckbriefen ist der größte und anstrengendste Teil der Abizeitung geschafft. YAK hofft, dass wir dir einiges an Arbeit abnehmen konnten!